Se entiende por digitalización el medio para convertir los documentos no digirales a formato digital, es decir, es la representación y almacenamiento de información, sea icónica o sonora, en códigos binarios (secuencias de bits, 0 y 1).
Los objetos más usados para llevar a cabo esta tarea son, tanto las cámaras fotográficas como el escáner. Si se desea digitalizar un sonido, este debe ser capado a través de un micrófono.
Una vez digitalizado el documento, este puede ser:
- Una imagen estática representada por píxeles.
- Procesada por el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que permite que el documento sea editable además de permitir realizar búsquedas sobre este.
Las principales ventajas que tiene la digitalización son:
- Facilidad de acceso.
- Rapidez en la recuperación de información.
- Interoperabilidad.
- Gran capacidad de almacenamiento.
Las instituciones documentales han ido incorporando diversas teconologías para frenar el deterioro de los materiales de sus fondos. Estas tecnologías las podemos agrupar en tres categorías:
- Preservación del contenido y a la conservación del documento original, como la restauración.
- Preservación del contenido y reproducción del soporte original del documento de la manera más fiel posible: microfilmación o digitalización.
- Preservación del contenido únicamente.
A todas las instituciones digitalizadas se les debe asignar metadatos para documentar los procesos de digitalización y para apoyar las actividades corrientes. Estos son un componente esencial a la hora de recuperar la información, para ello deben capturarse dos tipos de metadatos:
- Metadatos de la imagen en particular.
- Metadatos acerca del documento.
La mayoría pueden extraerse automáticamente del software y el hardware utilizados para gestionar el proceso de digitalización. Dichos metadatos pueden gestionarse tanto en el recurso como en un sistema separado, siempre y cuando estén relacionados directamente.
Los medios más adecuados para la preservación de la documentación original y para el acceso a su información son la microfilmación y la digitalización. Pero se plantea el dilema sobre cuál de ellas es la más adecuada. A la hora de elegir entre una u otra es preciso examinar sus ventajas y desventajas:
- Coste de producción:
Microfilm: Su coste es menor.
Digitalización: Actualmente es más cara, aunque se están abaratando los costes.
- Estabilidad de la tecnología:
Microfilm: Tecnología estable, suficientemente contrastada.
Digitalización: La constante actualización hace que los equipos se queden rápidamente obsolestos.
- Facilidad de consulta y distribución:
Microfilm: Necesita un lector especial y, a veces, resulta difícil de leer a lo que se suma que al no disponerse de índices el usuario ha de navegar por los fotogramas para alcanzar lo deseado.
Digitalización: Permite un acceso más rápido y fácil a la información incluso a través de redes. El usuario puede localizar fácilmente la información y navegar rápidamente por ella.
Fuentes:
DELGADO GÓMEZ, A., 2013, Digitalización de Documentos. Madrid: Anorat Ediciones.
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